Como a empresa de tecnologia usa o CRM do Pipefy para automatizar e conectar toda a sua operação
Sobre a CTA Smart
A CTA Smart é a empresa líder nacional no controle e gerenciamento de abastecimento interno de combustíveis. Com mais de 10 anos de mercado, a empresa auxilia seus clientes a potencializar sua gestão de combustíveis e da sua frota, gerando economia de tempo e dinheiro.
A empresa está presente em mais de 3.000 pontos de abastecimento, controlando cerca de 1 bilhão de litros de combustível no ano de 2021.
Desafios da CTA Smart
O principal objetivo da CTA Smart é entregar soluções simples e adaptáveis às necessidades dos seus clientes. Mesmo tendo uma estrutura enxuta — cerca de 60 funcionários no fim de 2021 — a empresa lida com um alto volume de clientes, pontos de abastecimento e cargas de combustíveis. Com isso, agilidade e eficiência são peças-chave na operação da CTA.
Em 2019, porém, a falta de padronização e a utilização de cerca de oito sistemas desconectados estavam impedindo que o time comercial conseguisse ser ágil o suficiente para escalar as vendas.
A falta de conexão entre sistemas também impactava o trabalho de outros departamentos da empresa, como financeiro, suporte ao cliente e produção. Esses times não recebiam todas as informações necessárias para gerenciar seus respectivos processos com eficiência, geralmente aumentando os prazos de entrega de contratos e serviços.
Por último, a alta liderança da CTA Smart também estava com dificuldade para consultar e controlar os indicadores operacionais da empresa. A falta de integração e clareza dos fluxos de informações não deixavam que o time estratégico pudesse coletar dados consistentes.
A solução para escalar o negócio
No fim de 2019, a CTA Smart estava passando por uma revisão completa de seu planejamento estratégico, estruturando um plano de expansão ambicioso e agressivo. A falta de dados e indicadores consistentes atrasava e dificultava a elaboração de um plano estruturado.
Após um mapeamento de mercado, o Pipefy foi escolhido para ser a plataforma orquestradora de todos os processos da CTA.
O primeiro processo implementado no Pipefy foi o CRM de Vendas e logo depois os processos de produção — que envolve onboarding e solicitação de clientes — e construção da base de clientes. Após essa primeira implementação, todos os departamentos de apoio, como RH, Marketing, Financeiro, Reembolso e Suporte, também foram migrados para o Pipefy.
Com a implementação do Pipefy, a CTA rapidamente começou a ver melhorias no seu cotidiano. As informações não precisam ser digitadas manualmente, diminuindo o retrabalho e aumentando a consistência das informações entre os setores.
Após padronizar e conectar os fluxos internos, a CTA começou a ver oportunidade para ganhar eficiência. A maior delas foi a possibilidade de automatizar tarefas que antes eram repetitivas, como disparo de e-mails para o onboarding de clientes, preenchimento de informações sobre os clientes e atribuições de responsáveis para cada tarefa.
Resultados: maior eficiência e impulso nas vendas
Após cerca de 2 anos, a CTA gerencia cerca de 40 processos diferentes dentro do Pipefy, com 95% dos seus funcionários tendo contato direto com a plataforma.
Atualmente, as áreas operacionais e comerciais possuem indicadores claros e metas ambiciosas, que são controladas pelos gestores da empresa por meio de painéis em conjunto com os times.
O processo que mais teve impactos positivos foi o funil de vendas. Antes, a CTA Smart levava, em média, 90 dias para conseguir fechar contrato com um cliente. Hoje, com o processo implementado no Pipefy, esse tempo médio caiu para 42 dias, resultando em uma diminuição de 53%.
A escalabilidade que a empresa traçou como objetivo também foi alcançada. Após um ano e meio de uso do Pipefy, as vendas aumentaram em 300%, levando a operação da CTA para um novo patamar.
Novos desafios internacionais
Após sair de oito sistemas desconectados e centralizar praticamente todos os seus processos no Pipefy, a CTA Smart tem grandes desafios para o ano de 2022.
Além do Brasil, a CTA Smart também opera nos Estados Unidos, com o nome de Link2Pump. A operação em terras americanas está no começo, mas o Pipefy já está sendo usado desde o início, estruturando os processos, bancos de dados e indicadores da empresa.
Já na operação brasileira, a CTA tem o objetivo de expandir a sua tecnologia para novos segmentos de mercado e contará com a flexibilidade e estabilidade do Pipefy para os próximos passos desse processo.
